Tokat İl Genel Meclis Başkanı ve Özel İdare Genel Sekreteri… (2)
Dünkü yazımda sözünü ettiğim sohbette dile getirilen planlama, şeffaflık ve iletişim konularına gelince…
İl Genel Meclisi Başkanı ve İl Özel İdaresi Genel Sekreteri’nin kafa kafaya vererek ve siyasilerle de istişare halinde zamanlarını planlamaya ayırdıklarını öğrenmek, planlama konusunda dertli olan ben için çok değerlidir.
İl Genel Meclisi Başkanı Ali İhsan Gürel konuşmasında planlamanın önemine değinerek, bir hocasının kendilerine ”Planlamada geçireceğiniz vakit, uygulamada geçireceğiniz vakti belirler” dediğinden söz etti ve planlamanın ve planlı çalışmanın önemine vurgu yaparak, 5 yıllık Stratejik Plan çalışmalarına da başladıklarını vurguladı. Başkaları için bu planlama kavramına yönelik zihinsel inovasyon ne ifade eder bilemem ama bu şehir için yaşamsal derecede önemli olduğunu kaydedeyim.
Çünkü bu şehrin en büyük sorunlarından birisi “plansızlık”tır. 2010 yılından bu yana yazarım. Bu şehirde 2006 yılından bu yana, çeşitli kurum ve kuruluşlarca 8 adet eylem planı yapılmasına karşın bu planlar uygulamaya alınamamış, ne yazık ki gelen valiler topluma kendi bakış açılarını dayatmışlardır. Oysa en kötü plan plansızlıktan daha iyidir. Planlama olmazsa gelişme de olmaz. Çünkü başarı asla raslantısal değildir, sistematik ve katılımcı çalışmaların ürünüdür.
Her iki makam sahibi ve memleketimiz insanı bu gençler, planlama prensiplerini dikkate alarak ve “devlette devamlılık esastır” ilkesini öne alarak (ki bu konuda da vali nezdinde yaptıkları “enformasyon” girişimi de takdire şayandır) ekip arkadaşlarıyla birlikte 2025-2029 dönemi için Tokat’a yakışır bir Stratejik Eylem Planı hazırlayacaklarından kuşkum yok. Çünkü Tokat İl Özel İdaresi Tokat Belediyesinin tam tersine, stratejik plan hazırlama konusunda başarılı bir kurumdur.
***
Bu sohbette ilgili çeken sevindirici bir başka konu da, bu iki makam sahibinin derslerine iyi çalışmış olmalarıdır. Konulara hakimdiler.
Nereden mi anladım, açıklayayım.
İl Özel İdaresi’nin 2020-2024 Stratejik Planı’nı inceleyen oldu mu bilmem. Ama beni takip eden okurlar, özellikle İl Özel İdaresi ile Tokat Belediyesi’nin stratejik planlarının ve faaliyet raporlarının benim ilgi alanım içinde olduğunu bilirler. Tokat İl Özel İdaresi stratejik plan hazırlama konusunda başarılı bir kurumdur. Ne yazık ki, Tokat Belediyesi ise tam tersine bu konuda tescilli ve başarısız bir kurumdur. Yeni belediye yönetimi 2025-2029 dönemi için nasıl bir stratejik eylem planı yapıp yapamayacağını ise yakında göreceğiz.
İl Özel İdaresi’nin 2020-2024 dönemi Stratejik Planı’na dönersem, bu planın *PESTLE analizinde “ Özel İdare diğer kurum ve kuruluşlar ile ortak birçok proje gerçekleştirmesine rağmen, bu birimler ile yeterli iletişim kurduğu söylenemez …diğer özel idarelerle de yeterli iletişimlerinin olmaması önemli bir kurumsal eksiklik olarak göze çarpmaktadır” denilmektedir.
Yine aynı analizde İl Özel İdaresi’nin halkın günlük yaşantısıyla ilgili sorunlara çözüm arayan tüzel kişilik olduğu belirtilerek, “ Bu nitelikleriyle halkın çok yakından tanıdığı yönetim olması gerekir. İl Özel İdarelerinin sağladığı hizmetlerin, çalışma yöntemlerinin, kurumsal yapılarının vatandaşlar tarafından bilinmemesi durumunda bu kuruluşların etkinlikleri sınırlı kalacaktır. Belki bütün bunlardan daha önemlisi yeterince tanınmayan, bilinmeyen bir kuruluşa vatandaşın gerçek talebi yansımayacak, onun yerine ‘uygun görülecek hizmetler” sınırlı miktarda götürülecek ve bu hizmetlerin kalite standartları da vatandaşın gözünden yeterince bilinmeyecektir” denilerek İl Özel İdaresi’nin iletişim teknolojilerindeki gelişmelere ve hızlı değişimlere ayak uydurabilen, böylece toplumun ihtiyaçlarını hızla karşılayabilen bir kurumsal yönetim modelinin benimsenmesi gerektiğinden söz edilmektedir.
Yine aynı planın *SWOT analizinin Zayıf Yönler başlığında, “Tanıtım ve halkla ilişkiler faaliyetlerinin yeterli düzeyde olmaması, kuruma ait fiziksel mekân yetersizliği, çıkan aksaklıklar nedeniyle plana yüzde yüz bağlı kalınamaması, kurum hizmetlerinde yenilikçi yaklaşımların kısa sürede uygulamalara yansıtılamaması” Tehditler başlığında ise,” “Verimlilik unsurunun dikkate alınmaması”, “Siyasi yaklaşımların hizmet kalitesini düşürme ihtimali” saptamaları yapılmıştır.
Her iki makam sahibi genç insanın, bu verilerden haberdar olarak ve verilerden hareket ederek, “şeffaflık, iletişim ve kurumsallaşma” çalışmalarının önemine vurgu yapmaları ve kurumsal yapıyı tehdit eden, vatandaşla bağını koparan bu zayıflıkları ve tehditleri giderecek önlemleri en kısa sürede alacaklarını belirtmeleri övgüye değerdir (takdire şayandır). Umar ve dilerim bu kararlılık sözde kalmaz.
Peki, bu kavramlar neden önemlidir?
Çünkü iletişim her şeydir ve bilgi kirliliği ve çarpıtmasının (dezenformasyonun ) panzehridir. İletişim yoksa çağdaş bir toplum ve çağdaş bir kent yoktur. Varlığını sadece yaptığı işle sürdüren, çalışanlarından, paydaşlarından ve vatandaşlarından kopuk yapıların başarılı olması beklenemez. Bilgiler, işlerini yapma durumunda olan kişilere, paydaşlara ve vatandaşlara ulaşmadığı zaman ciddi örgütsel etkinlik ve verimlilik sorunları ortaya çıkar.
Kurumsal iletişim kurumun amaç ve hedeflerine ulaşması, işleyişini sağlaması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde, bir yandan kurumu oluşturan bölüm ve ögeler arasında eşgüdümü, bilgi akışını, motivasyonu, bütünleşmeyi, değerlendirmeyi, eğitimi, karar almayı ve denetimi, diğer yandan ise dış hedef kitleyle yani vatandaş ve paydaşlarla etkileşimi sağlayarak kurumun itibarını yönetmek adına belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim sürecidir.
İl Özel İdaresi ve çalışmalarına yerel sahiplenmelerin en üst düzeyde olması için, özellikle yerel aktörlerle bilgi paylaşımı yapılması önem arz etmektedir. Yerel aktörlere kurumla, yapılan ya da yapılması planlanan çalışmalarla, hedef ve stratejilere ilişkin bilgilendirmenin, geri beslemenin kesintisiz gerçekleşmesini temin etmek ve bu faaliyetlerin kurumsallaştırılması sağlanmalıdır.
Tokat İl Özel İdaresi’nin kurumsallaşmasına olan güven var olduğu sürece, tüm hedef kitle, bu kuruma her ortamda yaşanan ya da yaşanacak tüm krizler dâhil, sahip çıkacaktır.
Şeffaflık ve kurumsallaşma ise hedef kitlenin; vatandaşın beklentilerini karşılayan ve uzun vadede bunu sürdürülebilir bir performans düzeyine ulaşılmasını hedefleyen ilkeler üzerine inşa edilen bir yapılanmadır.
Bu anlamda, Tokat İl Özel İdaresinin iki yanında bulunan aktörlerin; iki makam sahibinin (İl Genel Meclisi Başkanı ve Genel Sekreter) açıklık, şeffaflık ve bilgilendirme konularında belli bir tutum değişikliği, idare olarak yapılanları paylaşma, faaliyetleri gösterme ve tartışmaya açık halde tutma yönünde bir gönüllülüğü uygulayacaklarını öğrenmekten kurum ve şehrim adına sevinç duydum.
Tokat İl özel İdaresi’nin eğitim, kimlik, yönetim, planlama, iletişim, ürün süreç ve uygulama yenileşimlerini kuruma, kurum personeline, vatandaşa, paydaşlara, yerel ve yaygın medyaya ve hatta yerel siyasi otoriteye yönelik olarak uygulamaya almasını, bu yolla kurum performansını arttırmasını, etkin, verimli, uygun maliyetli ve sürdürülebilir hizmet üretimi geliştirilmesi ve sunumu hedeflerini başarıyla gerçekleştirmesini gönülden dilerim.
Bu iki makam sahibi genç insanın neler yapacaklarını, uygulamayı düşündükleri projelerini yerel medya mensupları anlatacaktır. Ya da Özel İdare kendi çıkaracağı yazılı veya online bir bültenle yeri geldiğinde Tokatlılara duyuracaktır. Bu konuya girmeyeceğim. Ancak İl Genel Meclisi ve İl Özel İdaresi’nin faaliyet göstereceği yeni bir binanın yapılacağını öğrenmek beni inanılmaz mutlu etti.
Çünkü bu şehrin bir Kültür Sarayı/ Merkezi yoktur. Umar ve dilerim Tokatlıların bilgi, sosyal ve kültürel kapasitelerini artıracak, ildeki işletmelerin teknoloji ve bilgi düzeylerini geliştirerek pazarlama kapasitelerini artıracak, ildeki mevcut turizm potansiyeline kongre ve fuar turizmini entegre ederek ilin sosyo-ekonomik gelişmişlik ve rekabet düzeyini artıracak, kültür merkezinde düzenlenecek sanatsal ve kültürel aktiviteler vasıtasıyla Tokat ve yöresinde beşeri sermayeyi ve sosyal altyapıyı güçlendirecek, Tokat’ta ve çevre illerde mevcut KOBİ’lerin ilde düzenlenecek fuarlar vasıtasıyla bilgi ve teknoloji düzeylerini, kongre merkezinde düzenlenecek bilimsel kongreler ve toplantılar vasıtasıyla TOGÜ’nün teknik kapasitesini arttıracak, bünyesinde düzenlenecek konser, sergi, sinema, tiyatro, opera gibi sanatsal ve kültürel aktiviteler vasıtasıyla ilde yaşayan halkın sosyal ve kültürel altyapısının geliştirilmesini sağlayacak bir Tokat Kongre ve Fuar Merkezi yapılır.
Sözü edilen tüm gerçekleştirmelerde “Kelimeler kelime, cümleler cümle, sözler sözdür ama yalnızca performans gerçektir” sözünün unutulmaması ise en büyük dileğimdir.
*PESTLE ANALİZİ: Bir organizasyonun, stratejik planlaması yapılırken, faaliyet gösterdiği genel çevreyi değerlendirmek için kullanılan siyasi, ekonomik, sosyal, teknolojik, hukuki, ekolojik faktörlerin İngilizce adlarının baş harflerinden oluşmaktadır
*SWOT ANALİZİ: İl Özel İdaresi’nin stratejik planlaması yapılırken kurumun içinde bulunduğu durumun güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamak için kullanılan yöntemin adıdır.